1. 理解文件整理的核心目的
整理文件的核心是为了快速定位信息、减少重复劳动，并降低因杂乱导致的失误风险。无论是纸质文件还是电子文档，清晰的结构和统一的规则能帮助任何人（包括未来的自己）轻松找到所需内容。关键在于建立一套简单、稳定且可持续的流程。
2. 按“使用场景”分类文件
不必纠结复杂的分类标准，可以从实际使用场景入手。例如：
重点关注“什么情况下会用到这些文件”，而不是单纯按类型堆叠。
3. 两步建立文件层级结构
第一步：粗筛大类别
先用文件夹或标签定义一级分类（如“2023年合同”“客户沟通记录”），数量控制在5-8个以内，避免过度细分。
第二步：动态调整子集
根据使用频率，在粗分类下逐步添加子文件夹。例如“客户沟通记录”可延伸为“已签约”“待跟进”“历史存档”。定期合并冗余分类，保持灵活度。
4. 用“标签+关键词”辅助搜索
对于无法多层嵌套的文件，可通过附加标签快速检索。例如：
5. 定期维护的实用技巧
6. 从整理结果中提炼经验
观察自己最常搜索哪些文件、哪些分类长期闲置，据此优化规则。例如：
通过持续反馈，让文件系统真正贴合个人或团队需求。